Dobry brief = krótka oferta w 24-48h. Słaby brief = 2 tygodnie discovery calli, frustracja, projekt często się rozsypuje przed startem. Ten przewodnik pokazuje jak wygląda brief który dostawca może wycenić bez gymnastyki.
Brief nie musi być długi. Musi być konkretny. 1 strona z 10 polami jest 10× bardziej użyteczna niż 20-stronicowa specyfikacja pełna "elastycznej skalowalnej platformy".
01 · Co konkretnie chcesz zautomatyzować
Opisz proces który chcesz zastąpić. Konkretnie. Nie "obsługa klienta" — a "kopiowanie 47 leadów dziennie z Hubspota do Pipedrive z różną mapping logiką per kraj klienta".
Test: czy junior programista po przeczytaniu briefu wie co robić? Jeśli nie — doprecyzuj.
02 · Skąd dane przychodzą, gdzie idą
Lista źródeł i destynacji:
- Źródła: strony www (URLs), API endpointy, formularze, pliki, e-maile
- Destynacje: CRM (który), baza danych (jaka), Slack (które kanały), email, plik
Jeśli to scraping: 5-15 konkretnych URL przykładowych targetów. Dostawca patrząc na nie ocenia complexity w 10 min.
03 · Częstotliwość i skala
Konkretne liczby:
- Częstotliwość: co dzień / co godzinę / real-time / on-demand
- Skala: ile produktów / leadów / wpisów per run
- Peak: czy są skoki (np. Black Friday)
- Latency: jak szybko potrzebujesz wyniku (sekundy / minuty / godziny)
Skala 100 vs 100,000 SKU = inny stack, inna cena, inny terminarz. Nie owijaj w bawełnę.
04 · Co robisz teraz manualnie
Pokazuje gdzie boli (i pozwala estimate ROI). 3-5 zdaniowy opis:
"Asystent codziennie 1-1.5h sprawdza 12 portali ogłoszeniowych, kopiuje 30-50 leadów do Notion, sprawdza duplikaty ręcznie. 50% leadów jest zbędna bo była już sprawdzana wcześniej."
Z tego dostawca widzi: scope, current pain, oczekiwana wartość. Sensowna wycena następuje w godzinach.
05 · Decision logic — co decyduje o akcji
Automatyzacja to nie tylko "weź dane → włóż". Zwykle są reguły:
- "Jeśli cena spadła >5% — push do Slack #price-alerts"
- "Jeśli lead ma email z domeny w blacklist — skip"
- "Jeśli stock <3 sztuki — alert + pause auto-reorder"
Wypisz wszystkie warunki. Lepiej teraz niż w 2 sprincie kiedy reguła "ale tylko w dni robocze" przypomniała się dopiero w produkcji.
06 · Co już macie
Stack techniczny:
- Hosting (AWS / Azure / własny serwer / nic)
- Bazy danych (Postgres / MongoDB / Notion / Sheets)
- Integracje istniejące (CRM, ERP, własne API)
- Auth/SSO requirements
Wpływa na to czy budujemy from scratch czy integrujemy z istniejącym. Różnica cenowa = 2-5×.
07 · Budżet i timeline
Najczęściej pomijana sekcja. "Powiedzcie nam co macie" jest kontr-produktywne.
Podaj widełki:
- Budżet setup: np. €3-8k, €15-30k, €50k+
- Budżet retainer: np. €300-800/mies, €1-3k/mies
- Timeline: kiedy chcesz mieć w produkcji
Dostawca dopasuje scope. Jeśli budżet jest unrealistic dla wymagań — dowiesz się przed signing, nie po 4 tygodniach.
08 · Stakeholderzy i decision makers
Kto będzie używać systemu (operations team, marketing, sales)? Kto podpisuje umowę (CEO, CTO, CFO)? Kto będzie odpowiedzialny za onboarding?
Bez tego dostawca discovery callu rozmawia z asystentką która "przekaże komuś". Wycena leci w opóźnienia.
09 · Constraints i no-go
Konkrety które wpływają na rozwiązanie:
- Compliance (GDPR, AML, HIPAA, SOX)
- Data residency ("musi być w UE")
- Vendor list ("już używamy AWS, prefer że tam")
- Hard no ("nigdy nie OpenAI", "nigdy nie Chinese providers")
Konkrety upfront oszczędzają 2-3 iteracje. "Już używamy Hubspot" eliminuje 5 alternatyw.
10 · Success metrics
Jak zmierzymy że projekt się udał?
- "Manualna robota tego procesu <1h/tydz" (vs 11h/tydz teraz)
- "Reagujemy na price changes w <15 min" (vs 2-3 dni teraz)
- "90% leadów pre-screened przed dotarciem do sales"
Bez tego nie wiadomo co znaczy "działa". Z tym — clear accept/reject criterion dla każdego deliverable.
Bonus: 5 minut na maila
Brief nie musi być formal RFP. Email z 10 paragrafami (po jednym per punkt) jest 100% wystarczający dla większości projektów. Time budget: 30-60 min na pierwszy draft. Zwrot inwestycji: dostawcy odpowiadają w 24h zamiast 2 tygodni.
Sedno
Słaby brief jest sygnałem że klient sam nie wie czego potrzebuje. Dobry dostawca to wyłapie i albo: a) zapyta o doprecyzowanie (delay), b) wyceni high-range na safety (kasuje budżet). Konkretny 1-stronicowy brief = konkretna oferta w 24h. Większość naszych aktywnych klientów przeszła przez ten template — działa od lat.