Pytanie "czy nasz biznes potrzebuje automatyzacji?" zwykle dostaje odpowiedź na podstawie intuicji — "wydaje mi się że tak, ale to drogie". 30 minut z kalkulatorem pokazuje liczby, nie wrażenie. Ten audyt sprawdza się dla firm 1-50 osób, dla większych przeskaluj wartości.
Próg opłacalności jest niższy niż większość małych firm myśli. Już od 4-6 godzin tygodniowo manualnej roboty automatyzacja zwykle zwraca się w pierwszym kwartale.
Krok 1: Wypisz wszystkie powtarzalne procesy
Otwórz arkusz. Cztery kolumny: nazwa procesu, kto robi, jak często, ile zajmuje za jednym razem. Wypisz wszystko co Ty lub Twój zespół robi powtarzalnie — sprawdzanie cen konkurencji, wypełnianie formularzy, kopiowanie danych między systemami, agregacja opinii, monitoring portali ogłoszeń.
Wskazówka: jeśli używasz frazy "to muszę zrobić co [tydzień/dzień/miesiąc]" lub "ktoś musi to wziąć na siebie" — to kandydat. Jeśli robisz coś raz w roku na inwentaryzację — pomiń.
Krok 2: Policz godziny miesięcznie per proces
Formuła: czas × częstotliwość = godziny/miesiąc.
- Codziennie: czas × 22 dni robocze
- Tygodniowo: czas × 4.3 tygodnie
- Co 2 tygodnie: czas × 2
- Miesięcznie: czas × 1
- Kwartalnie: czas ÷ 3
Przykład: sprawdzanie cen 12 konkurentów co 2 dni × 30 min = 11h tygodniowo łącznie zespołu = ~47h miesięcznie. Wypełnianie 5 formularzy ofertowych miesięcznie × 25 min = ~2h miesięcznie. Itd.
Krok 3: Przemnóż przez koszt godziny pracy
Koszt godziny pracownika = (pensja brutto + ZUS + benefity + część kosztów stałych) ÷ godziny pracy w miesiącu. Typowo w Polsce:
- Junior / asystent: 50-80 zł/h kosztu firmy
- Mid-level / specjalista: 100-180 zł/h
- Senior / manager: 200-350 zł/h
- Właściciel małej firmy: 250-500 zł/h (uwzględniając opportunity cost)
Wracając do przykładu: 47h × 120 zł = 5640 zł miesięcznie kosztu tylko na sprawdzanie cen. Rocznie 67k zł — pół etatu człowieka.
Krok 4: Dodaj koszty ukryte
Manualna robota ma koszty niewidoczne w prostej kalkulacji:
- Błędy: typowo 2-8% manualnych operacji to błędy (źle skopiowana cena, pominięty wiersz, literówka). Koszt naprawy + ryzyko biznesowe.
- Opóźnienia: weekend, urlop, choroba — proces stoi. Konkurent obniża cenę w sobotę, Ty reagujesz w środę.
- Burnout: powtarzalna nudna robota niszczy moralę. Rotacja zespołu kosztuje 3-6 miesięcznych pensji per odejście.
- Brak skali: 14 konkurentów = 11h/tydz. 28 konkurentów = 22h/tydz. Manualna robota skaluje się liniowo — automatyzacja niemal się nie skaluje.
Dodaj 20-30% do liczby z Kroku 3 jako koszt ukryty.
Krok 5: Porównaj z kosztem automatyzacji
Typowe widełki cenowe automatyzacji w Polsce/UE w 2026:
- Mały projekt jednorazowy (np. price monitoring 10-30 konkurentów): €1500-4000 setup + €200-600/mies retainer
- Średni projekt (kilka pipeline'ów, integracje): €5000-15000 setup + €600-2000/mies retainer
- Enterprise: €15k-50k setup + €2k-50k/mies opex
Punkt opłacalności: jeśli manualna robota kosztuje >€500/mies, automatyzacja zwykle zwraca się w 1-6 miesięcy. Poniżej €200/mies = manual zostań. Między €200-500 = zależy od kosztów ukrytych.
Krok 6: Sprawdź czy SaaS już tego nie rozwiązuje
Zanim zlecisz custom build, sprawdź czy istniejący SaaS nie rozwiąże tego za $30-200/mies. Apollo, Hubspot, Zapier, Make.com, Price2Spy, Competera, Linear, ClickUp — dla standardowych workflow są tańsze niż custom build. Custom build ma sens gdy: nie ma SaaSa pasującego, masz specyficzne wymagania, lub SaaS-y rozwiązują 60% problemu a Ty potrzebujesz 100%.
Sedno
Audyt zajmuje 30 minut. Jeśli liczba wychodzi powyżej 4-6h tygodniowo manualnej roboty per proces — warto rozważyć automatyzację. Jeśli poniżej — manual zostań. Jeśli istnieje SaaS za <$100/mies pokrywający 80% potrzeb — kup SaaS, nie buduj custom.
Większość firm które do nas trafia ma 30-80h/miesiąc manualnej roboty na procesach które dają się zautomatyzować w 1-4 tygodnie. To 2 tygodnie pełnego etatu człowieka tracone na powtarzalność. Liczby są zwykle wyraźne — wystarczy je policzyć.